We hebben het allemaal wel eens meegemaakt. Je vult een formulier in op een website en dan hoor je een bevestigingsmail te krijgen. Maar die komt maar niet. Dan blijkt dat deze in de spamfolder terecht is gekomen. Hoe kun je dat als organisatie nu het best voorkomen?
Er zijn verschillende redenen waarom zo’n e-mail als spam wordt aangeduid. In sommige gevallen komt dat omdat het e-mailadres en het bijbehorende IP-adres ooit eens als gehackt is aangeduid en daardoor op een lijst is gekomen die door spamfilters als potentieel gevaarlijk worden gezien. Het is dus goed om na te gaan of dit uw organisatie is overkomen.
Request for Comments
Maar er zijn ook een aantal technische redenen waarom een bevestigingsmail als spam wordt gezien. Vaak heeft dat te maken met de opbouw van een e-mail. Sinds het begin van het internet zijn er protocollen opgesteld die als standaard voor het internet gelden, zogenaamde RFC’s (Request for Comments). Als een e-mail niet aan deze RFC voldoet, wordt het als een potentieel gevaar aangeduid en verdwijnt het in de spamfolder.
Zeker nu e-mails niet meer alleen tekst bevatten, maar ook links en afbeeldingen, moet het de e-mail zich wel aan de regels houden. Gebruik daar ‘containers’ om een e-mail in te richten. Deze containers bevatten of tekst of code en bouwen zo de e-mail op. Zo weet de ontvangende mailserver wat het kan verwachten (alleen tekst of ook HTML-code). Als dit niet goed is ingeregeld, kan de bevestigingsmails als spam worden aangeduid.
SPF-records
Een andere belangrijke factor is het ontbreken of het hebben van foutieve SPF-records. Sender Policy Framework (SPF) records verifieren de herkomst van inkomende mails: komt een mail daadwerkelijk van de server waarvan hij zegt dat hij er vandaan komt? Als deze er niet zijn, of niet goed worden ingesteld, wordt een e-mail ook als spam gezien. Zorg dus dat de SPF-records goed zijn ingesteld, ook voor de mailserver van je website. Dit is een uitgebreid werk, waardoor spammers dit vaak niet doen.
E-mail queue
Een veel voorkomend probleem is dat bevestigingsmail vanuit een app of een e-mailmodule op een website worden verstuurd. Deze modules zijn vaak niet gekoppeld aan een mailserver. Daardoor kan zo’n email niet in een wachtrij (queue) geplaatst worden als de ontvangende server bezet is, en het later opnieuw proberen om de email te verzenden. Ook Onlinespamfilter controleert hier op. Als een email niet naar een tijd opnieuw wordt aangeboden, dan wordt deze als spam gezien en door ons tegengehouden. Om dit problemen te voorkomen, is het dus verstandig om een mailserver aan een webserver te koppelen en daar vanuit de bevestigingsmails te versturen.
Een e-mail kan dus om verschillende technische redenen aangemerkt worden als spam. We raden daarom aan om te controleren of uw bevestigingsmail aan bovenstaande punten voldoet. Zo hoeven uw klanten niet eindeloos te blijven wachten op hun bevestiging.